1 Présentation
Votre vie privée est importante pour nous. Cet avis de confidentialité vise à vous donner une idée générale de la manière dont nous, au sein du groupe Ensto, collectons, stockons, utilisons et divulguons vos informations personnelles chaque fois que vous achetez ou utilisez nos produits et services, visitez notre site Web, ou travaillez ou interagissez de toute autre manière avec l’une des sociétés locales de notre groupe Ensto. Cet avis de confidentialité vise également à préciser les conditions qui régissent la manière dont nous traitons et protégeons ces informations et les droits dont vous disposez en ce qui concerne vos données personnelles.
Veuillez noter que cet avis de confidentialité n’est pas une description exhaustive de la manière dont nous traitons vos données personnelles. Nous pouvons traiter vos données personnelles dans diverses circonstances et avons donc, pour votre commodité, préparé cet avis de confidentialité général afin de couvrir les informations les plus essentielles qui s’appliquent à toutes nos activités de traitement. Si vous recherchez des informations plus détaillées, nous avons également préparé des politiques de confidentialité distinctes et complètes pour chaque catégorie de circonstances dans lesquelles nous traitons vos données. Vous pouvez trouver des liens vers ces politiques de confidentialité au bas de cette page.
Il est important que vous lisiez au moins cet avis de confidentialité, mais de préférence la politique de confidentialité spécifique applicable à votre situation particulière, afin que vous sachiez comment et pourquoi nous utilisons vos données personnelles. Veuillez noter que cette politique ne fait pas partie d’un contrat de fourniture de services à vous ou à d’autres parties. Nous pouvons mettre à jour cette politique à tout moment conformément aux lois applicables en matière de protection des données et mettrons une version mise à jour à votre disposition.
Nous avons divisé cet avis de confidentialité en différentes sections, afin que vous puissiez facilement trouver les informations qui vous intéressent le plus :
1. Présentation
2. Informations sur le contrôleur
3. Finalités et bases juridiques du traitement des données
4. Catégories de données personnelles et leurs durées de conservation
5. Sources des données personnelles
6. Destinataires des données personnelles
7. Profilage
8. Vos droits
8.1 Accès
8.2 Rectification
8.3 Effacement (droit à l’oubli)
8.4 Limitation du traitement
8.5 Portabilité des données
8.6 Objet
8.7 Retrait de votre consentement
8.8 Plaintes
9. Comment nous contacter
Veuillez noter que vous avez le droit de vous opposer, pour des motifs liés à votre situation particulière, au traitement de vos données personnelles à tout moment lorsque nous traitons vos données sur la base de nos intérêts légitimes. Veuillez consulter les sections 4 et 8.6 du présent document pour de plus amples renseignements.
2 Qui traite vos données personnelles ?
2.1 Sociétés du groupe Ensto
Vos données personnelles peuvent être traitées par une ou plusieurs sociétés du groupe Ensto. Cette ou ces sociétés peuvent agir en tant que contrôleur(s) de vos données personnelles, ce qui signifie qu’elles décident quelles données sont collectées à votre sujet, comment elles sont collectées et à quelles fins. S’ils n’agissent pas en tant que responsables du traitement, ils peuvent agir en tant que sous-traitants, ce qui signifie qu’ils traitent vos données personnelles pour le compte du responsable du traitement.
Par exemple, si vous êtes :
- Client ou partenaire d’Ensto Oy, le responsable du traitement de vos données personnelles est Ensto Oy ;
- Client d’Ensto Finland Oy, le responsable du traitement de vos données personnelles est Ensto Finland Oy ;
- Le client potentiel d’Ensto Sweden AB, le responsable du traitement de vos données personnelles est Ensto Sweden AB ;
- Employé d’Ensto France SAS, le responsable du traitement est Ensto France SAS ;
- à la recherche d’opportunités de carrière chez Ensto UK Ltd, par exemple, qui agit en tant que responsable du traitement de la candidature et d’autres données connexes que vous lui avez fournies dans le cadre de votre candidature ;
- intéressé par des opportunités de carrière au sein du groupe Ensto en général, vos données peuvent être traitées par plusieurs sociétés du groupe Ensto dans un certain nombre de pays, chacune agissant en tant que responsable du traitement ; ou
- En visitant simplement notre site web, le responsable du traitement est Ensto Oy.
Veuillez consulter la politique de confidentialité applicable à votre situation particulière pour obtenir des informations plus détaillées privacy@ensto.com.
2.2 Autres organisations traitant vos données personnelles
À l’occasion, nous faisons appel à des tiers en dehors du groupe Ensto pour traiter vos données personnelles, soit en notre nom, soit en tant que responsables du traitement, selon la situation. Vous trouverez ci-dessous une liste de ces tiers, qui peuvent tous ne pas s’appliquer à votre cas particulier :
- Conseillers juridiques externes
- Autorités fiscales et autres autorités compétentes
- Comptes
- Fournisseurs de services de gestion de systèmes informatiques
- Fournisseurs de services de sécurité de l’information
- Fournisseurs de services téléphoniques
- Organisateurs d’événements
- Fournisseurs de tests d’aptitude
- Partenaires commerciaux : distributeurs, fournisseurs et vendeurs, clients interentreprises si vous nous avez autorisés à vous utiliser/utiliser votre entreprise comme référence
- Tiers dans le cadre d’une fusion ou d’une acquisition
- Agences de voyages, compagnies aériennes/ferry, hôtels, etc.
- Sociétés de leasing
- Prestataires de services de santé au travail
- Entreprises qui recrutent
- Entreprises d’intérim
- Entreprises de formation
- Sociétés de sondages
- Sociétés externalisées de comptabilité et/ou de paie
- Autres partenaires de coopération (tels que les fournisseurs)
2.3 Lieu du traitement de vos données
Veuillez noter que si la plupart des parties qui traitent vos données personnelles (au sein ou en dehors du groupe Ensto) sont situées en Finlande ou ailleurs dans l’UE ou l’EEE, certaines de ces parties peuvent être situées ou traiter des données dans des pays tiers, en fonction de la personne dont les données sont traitées et de la situation actuelle. Si nous et/ou nos prestataires de services traitant des données en notre nom transférons vos données personnelles d’un pays de l’UE ou de l’EEE vers des pays en dehors de l’UE ou de l’EEE, le transfert est soumis à des clauses types de protection des données adoptées par la Commission européenne ou à d’autres garanties appropriées telles que des règles d’entreprise contraignantes, à moins que la Commission européenne n’ait constaté que le niveau de protection des données est adéquat dans le pays en question. Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties en contactant la personne de contact mentionnée à la section 2.1.
3 Comment nous contacter
Nous sommes heureux de vous aider si vous avez des questions ou des préoccupations concernant le traitement de vos données personnelles ou l’exercice de vos droits. Afin de vous fournir suffisamment d’informations et de conseils pragmatiques, nous vous demandons d’envoyer vos questions ou commentaires par écrit à la personne de contact indiquée ci-dessus au point 2.1.
Il se peut que nous devions vous demander des informations spécifiques pour nous aider à confirmer votre identité. Il s’agit d’une mesure de sécurité visant à s’assurer que les renseignements personnels ne sont pas divulgués à une personne qui n’a pas le droit de les recevoir.
4 Pourquoi traitons-nous vos données ?
Nous ne traitons vos données personnelles que lorsque cela est nécessaire et lorsque nous avons des motifs juridiques de le faire. En fonction de votre situation particulière, nous pouvons traiter vos données personnelles, par exemple aux fins suivantes :
But |
Base juridique |
| Créer, maintenir et améliorer les produits, les services et les relations avec les parties prenantes des sociétés du groupe Ensto, et fournir des services connexes |
|
| Fournir des produits et des services et gérer les parties prenantes |
|
| Respect des obligations contractuelles |
|
| Gestion et planification d’entreprise |
|
| Organisation de réunions et d’événements |
|
| Communications et sondages auprès des intervenants |
|
| Communication de crise |
|
| Respect des obligations légales |
|
| Prise en charge de la sécurité du réseau et du système |
|
| Finalités d’identification |
|
| Marketing direct des produits et services des sociétés du groupe Ensto (y compris les bulletins d’information), information sur les événements organisés ou auxquels participent les sociétés du groupe Ensto tels que les foires |
|
| Recrutement et sélection des employés |
|
| Fournir des bulletins d’information et des services de chat aux visiteurs du site Web |
|
| Analyse de sites Web et de newsletters |
|
Vous trouverez des informations plus détaillées dans la politique de confidentialité applicable à votre situation.
5 Quelles données traitons-nous et combien de temps vos données sont-elles stockées ?
Nous ne conserverons vos informations personnelles qu’aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels nous les avons recueillies, y compris pour satisfaire à toute exigence légale, comptable ou de reporting. Pour déterminer la période de conservation appropriée des données personnelles, nous prenons en compte la quantité, la nature et la sensibilité des données personnelles, le risque potentiel de préjudice résultant d’une utilisation ou d’une divulgation non autorisée de vos données personnelles, les finalités pour lesquelles nous traitons vos données personnelles et si nous pouvons atteindre ces objectifs par d’autres moyens, ainsi que les exigences légales applicables.
Dans certaines circonstances, nous pouvons anonymiser vos informations personnelles afin qu’elles ne puissent plus être associées à vous, auquel cas nous pouvons utiliser ces informations sans vous en informer. Nous pouvons également être tenus de conserver les données plus longtemps que celles décrites ci-dessous si cela est nécessaire pour une procédure judiciaire en cours ou pour nous conformer à une décision d’un tribunal ou d’une autorité.
La plupart des données personnelles typiques et leurs périodes de conservation sont énumérées ci-dessous, mais veuillez consulter la politique de confidentialité applicable à votre situation pour plus d’informations.
Personne concernée |
Données |
Périodes de conservation |
| Employés et candidats à un emploi | Nom, titre et coordonnées : adresse personnelle, numéro de téléphone personnel et professionnel, adresse e-mail privée et professionnelle, date de naissance, sexe, détails sur l’éducation et la formation, CV |
|
| Autorisations et consentements | Salariés : conservés pendant toute la durée de la relation de travail. |
|
| Photographies |
|
|
| Résultats des tests d’adéquation |
|
|
| Clients, partenaires et clients potentiels | Nom de la partie prenante, nom et titre des personnes de contact/représentants de la partie prenante, personne de contact des sociétés du groupe Ensto et coordonnées de ce qui précède : adresse, numéro de téléphone, e-mail, autorisations et consentements, détails contractuels, y compris les biens et services fournis, demandes de contact et réclamations, historique des paiements |
|
| Photographies |
|
|
| Newsletter ou autre |
|
|
| Visiteurs du site web | Nom, informations sur l’entreprise, e-mail, numéro de téléphone, relation avec Ensto, informations sur les produits et autres données fournies dans le cadre des demandes de service, des autorisations et des consentements |
|
| Abonnements à la newsletter et analyses (par exemple, sur le nombre de fois que vous avez ouvert un e-mail marketing) |
|
|
| Données d’identification électronique, y compris l’adresse IP et les informations collectées par le biais des cookies, l’identifiant de l’appareil, l’analyse du site Web Ensto, l’historique de navigation de l’utilisateur, les détails de l’activité de l’utilisateur et les préférences |
|
6 Quelles sont les sources des données personnelles que nous traitons ?
Nous collectons vos données personnelles principalement directement auprès de vous. Cependant, nous pouvons également collecter des données personnelles auprès des organisations et sources énumérées ci-dessous, entre autres :
- Sociétés du groupe Ensto
- Entreprises qui recrutent
- Entreprises fournissant des informations de référence de crédit
- Réseaux sociaux professionnels et réseaux sociaux
- Entreprises d’intérim
- Cookies et autres technologies similaires
- Listes de contacts externes obtenues auprès de clients, de fournisseurs, de distributeurs, de vendeurs et d’autres partenaires commerciaux, ainsi que lors de séminaires, d’événements et d’expositions
Vous trouverez des informations plus détaillées dans la politique de confidentialité applicable à votre situation. De plus, veuillez noter que, selon la situation, nous pouvons être amenés à demander votre consentement avant de collecter vos données, auquel cas le consentement vous sera demandé séparément. Nous pouvons également être tenus de vous informer de toute information recueillie à partir des sources ci-dessus et nous vous informerons ensuite de ces informations avant de les utiliser dans toute prise de décision vous concernant.
La fourniture de données personnelles n’est pas obligatoire, mais peut être nécessaire pour nous permettre de vous fournir des services et des produits ou de conclure un contrat avec vous, de communiquer avec vous ou de personnaliser notre marketing et nos communications pour qu’ils vous conviennent le mieux. Une fois que vous avez conclu un contrat avec nous, la fourniture de données personnelles peut également être une exigence contractuelle implicite afin que nous puissions nous conformer à ses obligations contractuelles et légales. Si vous ne nous fournissez pas les données que nous demandons, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de faire affaire avec vous, de vous contacter ou de vous recruter, et que nous soyons empêchés de respecter nos obligations, et que nous soyons donc contraints de mettre fin à notre relation contractuelle ou autre avec vous.
7 Profilage
Nous pouvons utiliser des cookies et des technologies similaires lorsque nous envoyons des bulletins d’information et des messages marketing pour collecter et analyser des analyses, l’historique de navigation de l’utilisateur, les détails de l’activité de l’utilisateur et ses préférences. Sur la base de nos conclusions, nous pouvons, par exemple, vous fournir des messages marketing personnalisés. Pour plus d’informations sur les cookies que nous utilisons et sur la manière dont vous pouvez choisir de ne pas y être soumis, consultez notre Politique en matière de cookies.
Nous pouvons demander aux employés de participer à des tests de personnalité professionnelle pour évaluer, par exemple, leurs préférences comportementales personnelles, c’est-à-dire la façon dont ils aiment travailler. Nous pouvons également utiliser des outils de recrutement tiers lors du recrutement de nouveaux employés. Il n’est pas obligatoire de participer à un tel test. Les tests et les outils mentionnés précédemment génèrent souvent automatiquement des rapports sur les résultats. Nous partagerons avec vous tous les rapports générés et vous aurez l’occasion de donner votre point de vue sur les résultats, oralement ou par écrit.
8 Vos droits
8.1 Droit d’accès
Vous avez le droit d’obtenir de notre part la confirmation que nous traitons ou non vos données personnelles et, lorsque nous traitons ces données, vous avez le droit d’obtenir l’accès à vos données personnelles et aux informations suivantes :
- les finalités du traitement ;
- les catégories de données à caractère personnel concernées ;
- les destinataires ou les catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront divulguées, en particulier les destinataires situés dans des pays en dehors de l’UE et de l’EEE ou d’organisations internationales ;
- si possible, la période envisagée pendant laquelle les données à caractère personnel seront conservées ou, si cela n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette période ;
- l’existence du droit de nous demander la rectification ou l’effacement des données à caractère personnel ou la limitation du traitement des données à caractère personnel vous concernant ou de vous opposer à ce traitement ;
- le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
- lorsque les données personnelles ne sont pas collectées auprès de vous, toute information disponible quant à leur source ;
- l’existence d’une prise de décision automatisée et d’informations significatives sur la logique impliquée, ainsi que sur l’importance et les conséquences envisagées d’un tel traitement pour vous ; et
- les garanties appropriées appliquées aux transferts de données à caractère personnel vers des pays en dehors de l’UE et de l’EEE
Vous avez le droit de recevoir une copie des données à caractère personnel en cours de traitement, à condition que cette copie ne porte pas atteinte aux droits et libertés d’autrui. Pour toute copie supplémentaire que vous demanderez, nous pouvons facturer des frais raisonnables basés sur les frais administratifs. Si vous avez participé à un test d’aptitude, nous vous fournirons les résultats du test gratuitement à votre demande.
8.2 Droit de rectification
Il est important que les informations personnelles que nous détenons à votre sujet soient exactes et à jour. Veuillez nous tenir informés si vos informations personnelles changent au cours de votre relation de travail avec nous ou pendant le processus de recrutement.
Vous avez le droit de faire rectifier vos données personnelles inexactes par nos soins dans les meilleurs délais. Vous avez également le droit de faire compléter les données personnelles incomplètes.
Nous communiquerons toute rectification de vos données personnelles à chaque destinataire à qui nous avons divulgué vos informations personnelles, sauf si cela s’avère impossible ou implique des efforts disproportionnés. Nous vous informerons de ces destinataires à votre demande.
8.3 Droit à l’effacement (droit à l’oubli)
Vous avez le droit de faire effacer vos données personnelles par nous dans les meilleurs délais lorsque l’un des motifs suivants s’applique :
- les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
- vous retirez votre consentement sur lequel le traitement est basé et il n’existe aucun autre fondement juridique pour le traitement ;
- vous vous opposez au traitement et il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
- vous vous opposez au traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct ;
- Vos données personnelles ont fait l’objet d’un traitement illicite ; ou
- Les données personnelles doivent être effacées pour le respect d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis.
Veuillez noter que le RGPD reconnaît les situations dans lesquelles le traitement peut être nécessaire, indépendamment de l’applicabilité des motifs susmentionnés. Nous vous informerons toujours séparément de ces circonstances et de nos motifs de traitement.
Nous communiquerons tout effacement de vos données personnelles à chaque destinataire à qui nous avons divulgué vos informations personnelles, à moins que cela ne s’avère impossible ou n’implique un effort disproportionné. Nous vous informerons de ces destinataires à votre demande.
8.4 Droit à la limitation du traitement
Vous avez le droit de limiter le traitement de vos données dans les situations suivantes :
- Vous contestez l’exactitude des données personnelles que nous traitons et, par conséquent, le traitement est limité pendant que l’exactitude est vérifiée ;
- le traitement est illégal, mais vous vous opposez à l’effacement des données personnelles et nous demandez à la place de restreindre leur utilisation ;
- Nous n’avons plus besoin des données personnelles aux fins du traitement présenté dans le présent document, mais les données sont nécessaires à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice ; ou
- Vous vous êtes opposé au traitement pour des motifs liés à votre situation particulière et ce traitement est légalement basé sur nos intérêts légitimes tels que présentés dans le présent document, et par conséquent, le traitement est limité pendant qu’il est vérifié si nos motifs légitimes prévalent sur les vôtres.
Si votre traitement a été limité, nous vous en informerons avant que la restriction ne soit levée.
Nous communiquerons toute restriction de traitement à chaque destinataire à qui nous avons divulgué vos informations personnelles, à moins que cela ne s’avère impossible ou n’implique des efforts disproportionnés. Nous vous informerons de ces destinataires à votre demande.
8.5 Droit à la portabilité des données
Vous avez le droit de recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine (tel que le format XML avec les métadonnées pertinentes), et vous avez le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement, lorsque :
- Nous traitons vos données personnelles sur la base de votre consentement ; ou
- Nous traitons vos données personnelles parce qu’elles sont nécessaires à l’exécution de notre contrat avec vous ; et
- Nous traitons ces données personnelles par des moyens automatisés ; et
- Ce droit ne porte pas atteinte aux droits et libertés d’autrui.
Dans la situation ci-dessus, vous avez également le droit de faire transmettre vos données personnelles directement de notre part à un autre responsable du traitement, lorsque cela est techniquement possible.
8.6 Droit d’opposition
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles à tout moment pour des motifs liés à votre situation particulière, si nous traitons vos données personnelles sur la base de nos intérêts légitimes tels que présentés dans le présent document. Après une telle objection, nous ne traiterons plus vos données personnelles, sauf si nous démontrons des motifs légitimes impérieux pour le traitement et que ces motifs prévalent sur vos intérêts, droits et libertés, ou à moins que nous n’en ayons besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
8.7 Droit de retirer votre consentement
Dans les circonstances limitées où nous traitons vos données personnelles sur la base de votre consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment. Une fois que nous avons reçu une notification indiquant que vous avez retiré votre consentement, nous ne traiterons plus vos informations aux fins que vous avez initialement convenues, à moins que nous n’ayons une autre base légitime pour le faire.
8.8 Droit d’introduire une plainte
Vous avez le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle, en particulier dans l’État membre de l’UE de votre résidence habituelle, de votre lieu de travail ou du lieu de l’infraction présumée, si vous estimez que nous ne respectons pas la législation applicable en matière de protection des données.